Proceso de planificación de un proyecto

Análisis

Esta etapa responde a la pregunta ¿Cómo es? e implica revisar, documentar y describir las diferentes fuerzas externas (económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas, consumidores y competencia) que afectan o podrían afectar el proyecto.

Determinación del alcance u objetivo

Esta etapa responde a la pregunta ¿Qué se quiere hacer? e implica identificar aquello que permita considerar los recursos y capacidades de una persona, institución, empresa, en un área determinada, así como tomar en cuenta los recursos y limitaciones para realizar una tarea o actividad específica.

Formulación de estrategias o forma de lograrlo

Esta etapa responde a las preguntas ¿Quién lo hará? ¿Cómo se debe hacer? ¿En cuánto tiempo? ¿Con qué recursos? ¿Cuánto costará? ¿Qué riesgos tendremos? La idea es encontrar las mejores estrategias para agilizar el desempeño y consecución del proyecto.

Diseño de planes de acción

En este paso se debe especificar cuándo se realizarán las actividades o acciones y quién las realizará. Algunos de los elementos que suelen contener los planes de acción son:

• Tareas. Actividades o acciones que se van a realizar para implementar las estrategias.

• Recursos. Es todo aquello que se va a utilizar para realizar las tareas e implementar las estrategias, así como la forma en que se van a distribuir.

• Responsables. Son las personas que realizan las tareas e implementan las estrategias.

• Programa. Es el cronograma que define las fechas de inicio y término, así como los plazos para realizar las tareas e implementar las estrategias.

• Presupuesto. Es la inversión requerida para realizar las tareas e implementar las estrategias.

Los planes de acción son un instrumento de control y sirven de guía para implementar o ejecutar las estrategias, y para que los objetivos y todo lo planificado sea del conocimiento de todos los miembros de la organización.

Medición y control del desarrollo del proyecto

Esta etapa responde a las preguntas ¿Existen desviaciones? ¿Estamos en tiempo? e implica establecer un sistema de referencia por medio del cual se miden y se controlan las actividades y fechas de ejecución, incluyendo el registro de las desviaciones que lleguen a presentarse. Los elementos de medición y seguimiento se establecen claramente en la tercera etapa del proyecto.

No olvides consultar el contenido en extenso para profundizar en el estudio de este tema.